Quy trình là gì? Sự khác biệt giữa quy trình và quy trình là gì? trở ngại cho quá trình. Tầm quan trọng của các quá trình trong một hệ thống quản lý. sự khác biệt giữa quá trình và quá trình.
Để hoạt động hiệu quả, một tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau. Bất kỳ hoạt động nào chấp nhận đầu vào và chuyển đổi đầu ra có thể được coi là một quá trình. Thông thường đầu ra của một quy trình sẽ là đầu vào của quy trình tiếp theo. Vậy quy trình này được áp dụng như thế nào?
1. Quy trình là gì?
Thuật ngữ “quy trình” đề cập đến “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hoặc nhiệm vụ. Các thủ tục thường được thể hiện bằng văn bản. Do đó, các đơn vị thường phát triển” quy trình “để thực hiện và kiểm soát” quy trình “của họ. Một quy trình có thể nhằm mục đích kiểm soát nhiều quá trình, ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bởi nhiều quá trình.
Mỗi người đều có kiến thức và kỹ năng khác nhau, dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp người thực hiện công việc biết rằng trong doanh nghiệp họ phải thực hiện các bước công việc nào, thực hiện như thế nào và đạt được kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên choáng ngợp trước mệnh lệnh của sếp phải không? Hoặc làm đi làm lại mà vẫn không được như ý muốn của sếp.
Ví dụ HR Admin có quy trình tuyển dụng, HR admin sẽ biết “danh sách ứng viên” phải có những thông tin gì để HR Admin + Trưởng phòng / Bộ phận xem xét, lọc hồ sơ, chọn người đủ tiêu chuẩn phỏng vấn.
Đối với những quy trình làm việc cần làm việc theo nhóm, quy trình giúp các thành viên phối hợp với nhau theo một trình tự nhất quán và đúng đắn mà không cần phải thắc mắc ai đang làm? thế nào?
Ví dụ, quy trình mua sắm trong phòng tài chính kế toán giúp các nhà quản lý nhân sự hiểu và thực hiện đúng các quy trình khi mua sắm tài sản cho công ty và phối hợp thanh toán tốt hơn với kế toán.
Quy trình cũng giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng hoàn thành công việc của nhân viên
Ví dụ, người phụ trách bộ phận nhân sự nhìn vào phiếu đánh giá ứng viên, trong đó có lương, phụ cấp, ngày bắt đầu làm việc và nếu có chữ ký của nhân sự có liên quan thì biết đó là hợp đồng do nhân viên hành chính nhân sự. Đối với nhân viên, đúng hay không?
Thủ tục tiếng Anh là procedure.
Tính năng:
Xem thêm: Gia công quy trình kinh doanh là gì? Sức hấp dẫn của gia công quy trình kinh doanh
– Các quá trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một trình tự cụ thể để tạo ra các kết quả cuối cùng được tiêu chuẩn hóa và nhất quán.
– Một quy trình rõ ràng được đặc trưng bởi tính thực tế, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và chính xác.
2. Sự khác biệt giữa quá trình và quy trình
Quy trình và quy trình là hai cách hoàn toàn khác nhau, nhưng thường bị nhầm lẫn với nhau. Theo các thuật ngữ ISO 9000 và ISO 9001, các khác biệt sau về ý nghĩa tồn tại trong hệ thống quản lý:
process (tiến trình) process (process.)
Một tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đầu vào thành đầu ra.
Quá trình được thể hiện trong hành động.
Các quy trình là các đối tượng được quản lý. Một quy trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình.
Có thể chứa một chuỗi tùy chọn.
Đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn đầu vào và đầu ra của quy trình.
Quá trình này thường được thực hiện dưới dạng không được tối ưu hóa, không ngắn gọn và không hiệu quả.
Một phương pháp cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc quá trình.
Các thủ tục thường được thể hiện bằng văn bản.
Quy trình là một công cụ quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quy trình.
Tuân thủ bắt buộc.
Các quá trình xác định và thiết lập các đầu vào và đầu ra của quá trình.
Các thủ tục thường không thay đổi thường được thực hiện theo một trình tự cụ thể.
Thuật ngữ trong ISO 9000 và ISO 9001 đề cập đến “quá trình” là “tập hợp các hoạt động biến đầu vào thành đầu ra”. Vì vậy, để nói quá trình – quá trình là nói về các hoạt động.
Thuật ngữ “quá trình” dùng để chỉ “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hoặc nhiệm vụ. Một thủ tục thường được thể hiện bằng văn bản.
Vì vậy, các đơn vị thường xây dựng các “quy trình” để thực hiện và kiểm soát các “quy trình” của mình. Một quá trình có thể nhằm mục đích kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bởi nhiều quá trình.
3. Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý:
Trong một tổ chức, những cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến phong cách và hiệu quả làm việc khác nhau. Vì vậy, cần phải có một quy trình để giúp người làm công việc đó biết cách thực hiện công việc và kết quả đạt được là gì? Tránh trường hợp nhân viên chậm phản ứng với chỉ thị của cấp trên hoặc lãng phí thời gian làm những công việc thừa.
Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm, ngoài việc giúp phân bổ công việc hợp lý, nó còn giúp tăng khả năng phối hợp giữa các thành viên để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời gian và trình tự như mong đợi.
Quy trình cũng giúp cấp trên quản lý nhân viên tốt hơn bằng cách kiểm tra xem tiến độ công việc của họ có được phản ánh trong quy trình hay không, đưa ra các giải pháp hoặc chiến lược kịp thời.
Để có một hệ thống quản lý chất lượng, cần phải hợp thức hóa các quá trình và quá trình phục vụ cho việc đạt được các mục tiêu đã nêu. Thiết lập hệ thống quản lý quy trình và quy trình hợp lý là công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập ISO 9001 là giải pháp tốt nhất để có một hệ thống quản lý giúp tăng lợi nhuận.
Nhân viên
– Mỗi người đều có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc cũng khác nhau. Quy trình này giúp những người làm việc biết họ nên thực hiện những bước nào, làm như thế nào và đạt được kết quả gì trong công việc kinh doanh?
– Sẽ không có tình huống nhân viên không biết phải làm gì sau khi được cấp trên hướng dẫn, cũng như không có tình huống làm đi làm lại mà vẫn không làm theo ý muốn của sếp.
Người quản lý
Quy trình cũng giúp nhà quản lý kiểm soát được tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
4. Những vướng mắc trong quá trình thực hiện:
Các nhà quản lý không dành thời gian để tự mình thực hiện quy trình, vì nghĩ rằng cần có thời gian để thực hiện quy trình và vẫn còn rất nhiều việc phải làm để kiếm tiền. Nhưng bản thân quan điểm này không lâu dài, họ không thực sự nhận thấy tác dụng của quy trình và hiểu rằng sẽ mất thời gian một chút nhưng họ sẽ thấy thoải mái trong công việc quản lý nhân viên sau này.
Do quá trình này tốn nhiều thời gian, phức tạp và cồng kềnh, hãy trao đổi trực tiếp với nhau để có tốc độ nhanh. Tôi nghĩ trao đổi trực tiếp là một điều tốt, nhưng sau khi thảo luận và thống nhất, những điểm đó phải được đưa ra giấy. Nhiều khi nói chuyện với nhau dăm ba ngày lại quên mất mình đã nói gì, hoặc nhớ nhưng không đủ.
Những người thực hiện quy trình không hiểu đầy đủ về công việc kinh doanh và bạn nên nhớ rằng thước đo liệu một quy trình có hiệu quả hay không là liệu những người theo sau quy trình có thể thực hiện nó một cách trôi chảy hay không và quy trình đó giúp họ thực hiện công việc chất lượng cao hơn.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu này không phản ánh đầy đủ các hoạt động thực tế đang diễn ra.
Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu này sẽ là một bản ghi hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ gây khó khăn cho việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như giải quyết các tranh chấp hoặc bất thường. Có quá nhiều hệ thống tài liệu. Công ty không kiểm soát được các vật liệu mới, lỗi thời. Không thực hiện cải tiến và xem xét hệ thống tệp sau một thời gian. Các hành động thực tế không áp dụng như được chỉ định trong tài liệu.
Quá trình kế thừa
Bạn có để ý rằng trong thời đại công nghệ này, mọi thứ ngày càng nhanh hơn. Thủ tục hành chính đơn giản từ 3 cửa, chỉ 1 cửa 5 cửa. Tại sao làm điều này?
Khi bạn xem lại quy trình, hãy trải nghiệm nó và khám phá các bước hoặc cách không cần thiết để tăng tốc công việc của bạn. Nếu không có quy trình này, mọi người sẽ không nhìn thấy những lỗi này và rất khó sửa chữa.
Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại những việc tương tự một cách kém hiệu quả và bộ não vốn đã lười biếng đến mức không chịu nhận ra những sai lầm trong công việc hàng ngày.
Quy trình hóa
Tại sao một khách du lịch đến một nơi xa lạ, họ đã học được rất nhiều điều mới, nhưng những người sống ở đó lâu năm lại không thấy được điều đó. Tương tự như vậy, một người mới nhìn vào quy trình do một nhân viên kỳ cựu thiết lập sẽ nhận ra những thiếu sót và tìm cách cải thiện.
Xây dựng một lần, nhưng từ đó công ty của bạn sẽ vươn lên mãi mãi.
Ý nghĩa thứ ba của xây dựng quy trình là giải phóng lãnh đạo.
Thật là một niềm vui khi người khác có thể làm những việc tốt hoặc tốt hơn bạn, bởi vì bạn có thể làm một công việc khác, đối mặt với những thử thách mới và bạn sẽ không gặp khó khăn. Những sai lầm khiến bạn mất thời gian sẽ không còn nữa.
Có một quá trình mà bạn chuyển giao tất cả những gì tinh túy nhất, kinh nghiệm, các phương án điều trị cho người mới và chúng sẽ tự động phát huy tác dụng và bạn có thể tự do làm những công việc khác quan trọng hơn.
Cách thiết lập quy trình:
– Xác định nhu cầu.
– Xác định mục tiêu.
– Xác định phạm vi áp dụng.
– Hoàn thành các định nghĩa, tài liệu tham khảo
– Xác định số bước công việc.
– Xác định các điểm kiểm soát.
– Xác định người thực hiện.
– Xác định các tài liệu và hồ sơ cần theo dõi.
Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.- Xác định những điểm cần kiểm tra và thử nghiệm.
– Mô tả và giải thích các bước công việc, bảng bổ sung.
Kết luận: Quy trình là cần thiết để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức hiện tại. Các quy trình chỉ thực sự phát huy tác dụng khi công ty ngày càng lớn mạnh và số lượng nhân viên tăng lên.
